Spurt og svarað

Hvað er stjórnunareining? [2003-02-17]

Stjórnunareining er safnahópur.

Hvernig er söfnum skipað í safnahópa?

Öllum bókasöfnum sem nota Aleph 500 er skipað í stjórnunareiningar og eru ýmis sjónarmið sem ráða þeirri skipan.

Kerfisleg sjónarmið: Hver stjórnunareining er með sitt eigið sett af Oracle töflum sem skilgreina söfn innan einingarinnar og hvernig útlánum og aðföngum safnanna er háttað.

Rekstrarleg sjónarmið: Hagkvæmt að skipa söfnum í stjórnunareiningar með tilliti til samvinnu milli þeirra eða sérþarfa.

Öll söfn í sömu stjórnunareiningu eru hliðstæð — ekkert safn er yfirskipað öðru. Jafnframt er engin stjórnunareining æðri annarri.

Skipulagið innan stjórnunareiningar er í raun eins og um margar safndeildir eða útibú sé að ræða.

Forsenda þess að starfa saman í stjórnunareiningu: Samvinna safna fyrir tíma landskerfis. Landfræðilegar forsendur. Svipuð starfsemi og þarfir. Stærð einingar.

Leitir

Skipting í stjórnunareiningar hefur engin áhrif á leitir innan gagnagrunns.

Einstök söfn geta búið til forgangslista yfir söfn þegar víkka skal leitir í annað eða önnur söfn. Þetta er hægt að gera þvert á allar einingar.

Skráning

Stjórnunareining hefur engin áhrif á skráningu gagna þar sem skráð verður í einn sameiginlegan gagnagrunn. Skráning er háð skráningarheimildum og hægt verður að stýra þeim mjög nákvæmlega.

Útlán

Ein lánþegaskrá er í hverri einingu. Upplýsingar eins og nafn og kennitala lánþega eru þó víðværar (e. global) og geta þannig nýst fyrir kerfið í heild.

Útlánastaða lánþega sést í öllum söfnum innan sömu stjórnunareiningar, þar með talið vanskil og skuldir. Hægt er að loka fyrir milli safna með síum og lykilorðum.

Bannlisti getur virkað á milli safnanna ef þess er óskað.

Hægt er að skilgreina skil bóka á hvaða safni sem er innan stjórnunareiningar eða hvar sem er innan alls kerfisins. Eintakastaðan er þá "milli safna" (e. in transfer).

Millisafnalán

Millisafnalán eru notuð milli einstaka stjórnunareininga á sama hátt og milli landa. Hefðbundin millisafnalán eru ekki innan stjórnunareiningar.

Aðföng

Pantanir, reikningar, áskriftir, tímaritaspár o.s.frv. eru sameiginleg innan stjórnunareiningar. Hægt er að loka fyrir milli safna með síum og lykilorðum.

Bóksalaskrá. Stjórnunareining getur samnýtt bóksalaskrá. Bóksala er einnig hægt að skilgreina fyrir einstök söfn með notkun sía.

Hvað með skilnað?

Söfn geta klofið sig út úr stjórnunareiningu, flutt sig í aðra, myndað nýja stjórnunareiningu eða yfirgefið kerfið. Hvaða kostur sem valinn er krefst yfirfærslu gagna. Einhver afföll verða alltaf á leiðinni, þ.e. hluti af útlánasögu tapast.

Skipan safna í stjórnunareiningar

Bókasöfnum er skipað í 12 stjórnunareiningar, sem hér má sjá á lista.